Trong ngành vận chuyển hàng hóa, mỗi bước trong quy trình giao nhận đều có thể ảnh hưởng đến sự thành công của một đơn hàng. Việc tối ưu hóa nội dung để hiểu rõ về các yếu tố quyết định như cước phí, thời gian giao hàng hay các vấn đề liên quan đến chuyển hoàn là cực kỳ quan trọng đối với các shop online. Hãy cùng khám phá những bí quyết giúp bạn tối ưu hiệu quả trong vận chuyển hàng hóa qua bài viết dưới đây.
1. Chuyển hoàn là gì?
Chuyển hoàn là quá trình khi một đơn hàng không được người nhận tiếp nhận và phải được trả lại cho người gửi. Điều này có thể xảy ra vì nhiều lý do như khách hàng không có mặt, địa chỉ không chính xác, hay thậm chí thay đổi quyết định mua hàng. Trong trường hợp này, người gửi sẽ phải chịu toàn bộ chi phí giao hàng hai chiều, bao gồm cả phí vận chuyển và các chi phí phát sinh từ dịch vụ chuyển phát nhanh.
Đối với những người bán hàng đặc biệt là các shop mới, việc hiểu rõ về chuyển hoàn và các rủi ro liên quan là rất quan trọng. Đây là yếu tố quyết định đến việc hạn chế thiệt hại và tối ưu hóa quy trình vận chuyển, giúp công việc kinh doanh trở nên hiệu quả hơn.
2. Lý do khiến hàng bị chuyển hoàn là gì?
Việc đơn hàng bị chuyển hoàn có thể xảy ra vì nhiều lý do, và điều này không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng mà còn có thể làm gián đoạn quá trình kinh doanh của shop.
2.1. Sai thông tin người nhận
Một trong những lý do chính khiến đơn hàng bị trả lại là do thông tin người nhận không chính xác. Nếu địa chỉ giao hàng bị sai hoặc thiếu sót, đơn vị vận chuyển sẽ yêu cầu khách hàng cập nhật lại. Trong trường hợp thông tin không thể điều chỉnh ngay lập tức, đơn vị vận chuyển có thể yêu cầu hủy đơn và chuyển hoàn về lại shop để cập nhật địa chỉ mới, sau đó tạo đơn hàng mới.
2.2. Người nhận không có nhà
Nếu người nhận không có mặt tại địa chỉ giao hàng vào thời điểm giao, ví dụ như đi vắng hoặc không ở nhà trong một khoảng thời gian dài, đơn hàng có thể bị chuyển hoàn. Mặc dù các đơn vị vận chuyển thường sẽ cố gắng liên hệ lại hoặc chờ đợi, nhưng nếu không thể liên lạc được sau một vài lần thử, đơn hàng sẽ bị trả về.
2.3. Không liên hệ được người nhận hàng
Để tránh việc giao hàng thất bại thì hầu hết các đơn vị vận chuyển sẽ liên hệ trước với người nhận để xác nhận thời gian giao hàng. Tuy nhiên, nếu sau nhiều lần thử liên lạc mà người nhận vẫn không phản hồi hoặc không thể giao hàng thành công, đơn vị vận chuyển sẽ chuyển hoàn hàng về kho và hủy đơn.
2.4. Khách hàng từ chối nhận hàng hay hẹn phát lại hàng
Nếu khách hàng từ chối nhận hàng hoặc yêu cầu hẹn phát lại quá nhiều lần, đơn vị vận chuyển thường chỉ hỗ trợ tối đa 3-4 lần giao hàng. Sau đó, đơn vị sẽ liên hệ người gửi để thực hiện chuyển hoàn. Đây là vấn đề phổ biến với các shop online sử dụng dịch vụ COD, khi khách hàng không trực tiếp kiểm tra sản phẩm và có thể từ chối nếu sản phẩm không như kỳ vọng.
2.5. Thông tin người mua không chính xác
Lỗi sai sót thông tin người mua, như địa chỉ hay số điện thoại không chính xác, có thể gây trục trặc trong quá trình giao hàng. Các đơn vị vận chuyển sẽ hỗ trợ điều chỉnh trong phạm vi quận, huyện, nhưng nếu thay đổi quá nhiều, shop sẽ phải chuyển hoàn, hủy đơn hoặc yêu cầu phát lại theo thỏa thuận. Kiểm tra chính xác thông tin là cần thiết để tránh chi phí phát sinh.
3. Hàng bị chuyển hoàn lúc nào nhận được?
Một trong những câu hỏi phổ biến mà nhiều người bán hàng trực tuyến đặt ra là “Hàng bị chuyển hoàn khi nào sẽ được trả lại?” Thực tế khi hàng hóa bị trả lại, thời gian nhận lại có thể kéo dài và người bán sẽ gặp phải một số rủi ro như: Hàng hóa bị mất mát, hư hỏng hay tổn thất trong quá trình chuyển hoàn.
Thời gian nhận hàng chuyển hoàn có thể khác nhau tùy vào từng đơn vị vận chuyển. Với các đơn vị giao hàng nhanh và uy tín, thông thường, thời gian xác nhận thủ tục và giao lại hàng sẽ trong khoảng từ 7 – 10 ngày. Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy theo các yếu tố như loại hàng hóa, khoảng cách và điều kiện giao nhận cụ thể. Lý tưởng nhất, bạn nên theo dõi thường xuyên và yêu cầu cập nhật tình trạng đơn hàng từ phía dịch vụ vận chuyển để chủ động hơn.
4. Cước phí chuyển hoàn bao nhiêu và ai trả?
Cước phí chuyển hoàn là một yếu tố quan trọng mà người bán cần lưu ý khi lựa chọn đơn vị vận chuyển. Phí chuyển hoàn thường phụ thuộc vào loại hàng hóa, kích thước, trọng lượng và đơn vị vận chuyển bạn lựa chọn. Để tránh bất ngờ về chi phí, bạn nên thỏa thuận rõ ràng với đơn vị vận chuyển về mức phí chuyển hoàn trước khi hợp tác.
Trong nhiều trường hợp, phí chuyển hoàn có thể do người bán hoặc người mua chịu, tùy thuộc vào chính sách của đơn vị vận chuyển và điều khoản trong hợp đồng. Để rõ ràng hơn, bạn hãy liên hệ trực tiếp với dịch vụ vận chuyển để được tư vấn chi tiết và có kế hoạch phù hợp cho việc xử lý các đơn hàng bị chuyển hoàn.
5. Giải pháp giúp hạn chế tình trạng chuyển hoàn hàng
5.1. Xác nhận đơn hàng trước với khách và chốt đơn chắc chắn
Trước khi giao hàng, cửa hàng cần gọi điện xác nhận thông tin đơn hàng với khách để đảm bảo đúng địa chỉ và số điện thoại. Nếu có sai sót, cửa hàng sẽ hỗ trợ khách hàng cập nhật lại thông tin chính xác, tránh sai lầm khi giao hàng.
5.2. Kiểm tra và đóng gói đơn hàng cẩn thận
Trước khi gửi hàng, cửa hàng cần kiểm tra kỹ chất lượng sản phẩm và đóng gói chắc chắn, đặc biệt đối với các mặt hàng dễ vỡ. Việc đóng gói đúng cách giúp bảo vệ hàng hóa, tránh hư hỏng và đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng trong tình trạng tốt nhất.
5.3. Có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc tiền mua hàng
Để giảm thiểu rủi ro từ các đơn hàng COD, đặc biệt là với những đơn hàng có giá trị cao, bạn có thể yêu cầu khách đặt cọc một phần tiền trước khi giao. Việc này không chỉ giúp bảo vệ lợi ích của cửa hàng mà còn tạo ra sự ràng buộc, đảm bảo khách nhận hàng đúng hẹn. Trong trường hợp hàng bị chuyển hoàn, tiền cọc có thể giúp bù đắp một phần chi phí.
5.4. Lựa chọn đơn vị vận chuyển hàng nhanh nhất
Khách hàng luôn mong muốn nhận hàng nhanh chóng, và việc giao hàng chậm có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của họ. Để tránh tình trạng khách hàng hủy đơn hoặc từ chối nhận hàng, bạn nên lựa chọn đơn vị vận chuyển có tốc độ giao hàng nhanh và uy tín, cam kết thời gian giao hàng chính xác. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu tỷ lệ chuyển hoàn mà còn tạo ấn tượng tốt với khách hàng, nâng cao sự hài lòng.
Với những hiểu biết trên về quy trình vận chuyển và các chiến lược giúp giảm thiểu rủi ro, giúp ban áp dụng vào công việc kinh doanh của mình để mang lại hiệu quả cao hơn. Đừng quên lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và tối ưu hóa từng bước trong quy trình để đạt được sự hài lòng tối đa từ khách hàng.
