Dịch vụ gom hàng ngày càng trở nên phổ biến trong lĩnh vực vận tải, đặc biệt là với những doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu gửi hàng lẻ. Đây là giải pháp tiết kiệm và hiệu quả cho những đơn hàng không đủ để lấp đầy một container, giúp tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Vậy, khi nào bạn nên cân nhắc sử dụng dịch vụ này?
1. Gom hàng là gì?
Gom hàng là một dịch vụ logistics được thiết kế để tập hợp các đơn hàng nhỏ, lẻ cùng loại có cùng điểm đến từ nhiều khách hàng, sau đó đóng chung vào một container hoặc phương tiện vận chuyển lớn hơn để tối ưu hóa quá trình vận chuyển. Dịch vụ này giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển cho từng khách hàng so với việc tự gửi riêng lẻ các đơn hàng nhỏ. Đồng thời, nó còn mang lại hiệu quả cao hơn trong việc quản lý và vận hành logistics.
Trong tiếng Anh, gom hàng được gọi là Consolidation hoặc Groupage, tùy thuộc vào cách tổ chức và mục đích vận chuyển:
-
Consolidation: Hàng hóa được gom từ nhiều nơi khác nhau và vận chuyển đến cùng một điểm giao hoặc từ một người gửi đến nhiều người nhận.
-
Groupage: Hàng hóa từ nhiều người gửi được tập hợp tại một địa điểm để tạo thành lô hàng nguyên container, sau đó được sắp xếp và giao đến từng địa chỉ cụ thể trong cùng khu vực hành chính.
2. Đặc điểm của gom hàng
Dịch vụ gom hàng là một giải pháp logistics hiệu quả, được thiết kế để tối ưu hóa chi phí vận chuyển bằng cách kết hợp nhiều đơn hàng lẻ cùng loại hoặc có cùng điểm đến vào một lô hàng lớn. Những đơn hàng này sau đó được đóng gói chung trong container hoặc phương tiện vận tải lớn để vận chuyển đến nơi nhận.
Đặc điểm nổi bật của gom hàng là khả năng linh hoạt trong việc xử lý các lô hàng có khối lượng và điều kiện chuyên chở khác nhau. Dịch vụ này cho phép kết hợp hàng hóa từ nhiều khách hàng, bất kể kích thước hay đặc tính hàng hóa, miễn là chúng đáp ứng được các yêu cầu an toàn và quy định vận chuyển.
3. Lợi ích của việc gom hàng
3.1 Đối với người gửi hàng
Gom hàng mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho cả người gửi hàng, đơn vị thực hiện gom hàng, và dịch vụ logistics nói chung. Đối với người gửi hàng, việc sử dụng dịch vụ gom hàng giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển nhờ chia sẻ giá cước giữa nhiều khách hàng, đồng thời đơn giản hóa quy trình khi chỉ cần làm việc với một đơn vị gom hàng duy nhất. Ngoài ra, người gửi còn được hỗ trợ các dịch vụ bổ sung như vận chuyển từ cửa tới cửa, làm thủ tục hải quan và bảo hiểm hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
3.2 Đối với dịch vụ gom hàng
Về phía đơn vị thực hiện gom hàng, dịch vụ này không chỉ tạo cơ hội tăng doanh thu và lợi nhuận, mà còn nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ khi đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng. Đối với ngành logistics, gom hàng tối ưu hóa nguồn lực vận chuyển, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý từng lô hàng nhỏ lẻ, đồng thời tận dụng tối đa không gian chuyên chở bằng cách gửi nguyên container đầy hàng.
3.3 Kinh tế – xã hội
Xa hơn, dịch vụ này còn góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành logistics, tạo việc làm, thu nhập cho người lao động, và giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường bằng cách tiết kiệm năng lượng và hạn chế khí thải từ các container rỗng. Gom hàng không chỉ là giải pháp kinh tế mà còn là cách tiếp cận bền vững và hiệu quả trong lĩnh vực vận tải hiện đại.
4. Quy trình Gom hàng lần lượt theo các bước
Bước 1: Thu nhận thông tin của khách hàng
Khách hàng cần cung cấp đầy đủ thông tin cho đơn vị vận tải, bao gồm:
Khối lượng hàng hóa.
Số lượng và kích thước kiện hàng.
Tên loại hàng hóa.
Địa chỉ nhận hàng, đích đến.
Yêu cầu về phương thức vận chuyển nội địa hoặc quốc tế.
Những thông tin này giúp đơn vị gom hàng xác định cách thức vận chuyển phù hợp và báo giá chính xác.
Bước 2: Gửi báo giá hàng hóa
Dựa trên thông tin từ khách hàng và điều kiện giao nhận, đơn vị vận tải sẽ gửi báo giá chi tiết. Báo giá có thể khác nhau tùy vào việc khách hàng chọn nhận hàng tại cảng hoặc giao tận nơi. Việc minh bạch chi phí ngay từ đầu giúp đôi bên đạt được sự đồng thuận nhanh chóng.
Bước 3: Nhận hàng
Sau khi thỏa thuận giá cả, nhân viên công ty sẽ lấy địa chỉ nhận hàng, thời gian giao hàng, và thông tin liên lạc của người giao. Việc này đảm bảo hàng hóa được nhận đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận.
Bước 4: Kiểm tra lại trọng lượng hàng hóa
Khi nhận hàng, đơn vị vận tải sẽ kiểm tra lại trọng lượng, số kiện và khối lượng quy đổi (CBM) của lô hàng. Bước này rất quan trọng để xác nhận chi phí vận chuyển và đảm bảo sự đồng nhất trong thông tin giữa khách hàng và đơn vị gom hàng.
Bước 5: Làm thủ tục khai báo
Người gom hàng sẽ thay mặt khách hàng làm các thủ tục khai báo hải quan, bao gồm:
-
Khai báo xuất nhập khẩu.
-
Thanh toán thuế và các khoản phí liên quan.
Việc này giúp hàng hóa được thông quan một cách nhanh chóng và hợp lệ.
Bước 6: Tập hợp hồ sơ trả khách
Sau khi hoàn tất thủ tục, đơn vị vận tải sẽ tập hợp các giấy tờ liên quan, như:
-
Vận đơn.
-
Hóa đơn.
-
Chứng từ hải quan.
Các tài liệu này được gửi cho khách hàng qua email hoặc đường bưu điện để lưu trữ và sử dụng khi cần thiết.
Bước 7: Gửi thông báo thời gian chuyển tải
Người gom hàng sẽ thông báo cho khách hàng các thông tin quan trọng, bao gồm:
-
Số container.
-
Số vận đơn.
-
Ngày khởi hành và ngày dự kiến đến.
Những thông tin này giúp khách hàng dễ dàng theo dõi trạng thái lô hàng của mình.
Bước 8: Gửi thông báo hàng đến
Khi hàng hóa đến nơi, nhân viên sẽ thông báo qua email hoặc điện thoại đến người nhận. Thông báo này giúp người nhận chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết để làm thủ tục nhận hàng.
Bước 9: Giao hàng
Sau khi hoàn tất các thủ tục, hàng hóa sẽ được giao đến tay người nhận. Nhân viên công ty sẽ thông báo tình trạng hàng hóa cho người gửi biết, đánh dấu hoàn thành quy trình giao nhận.
5. Các yếu tố tác động đến gom hàng
Quá trình gom hàng chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, từ nhu cầu thị trường, đặc tính hàng hóa đến chi phí và thời gian vận chuyển. Những yếu tố này quyết định mức độ hiệu quả và khả thi của dịch vụ gom hàng trong từng tình huống cụ thể.
5.1 Nhu cầu của thị trường
Nhu cầu thị trường đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện gom hàng. Khi có nhiều khách hàng cần vận chuyển hàng hóa cùng loại và cùng điểm đến, việc gom hàng sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngược lại, nếu nhu cầu thấp hoặc hàng hóa có nhiều điểm đến khác nhau, quá trình gom hàng sẽ phức tạp hơn và có thể làm tăng chi phí vận hành.
5.2 Đặc tính của hàng hóa
Tính chất hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng gom hàng. Những mặt hàng có đặc tính như dễ vỡ, dễ cháy nổ, hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt sẽ cần tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt, làm tăng độ phức tạp trong gom hàng. Ngược lại, các loại hàng hóa nhỏ gọn, không yêu cầu bảo quản đặc biệt, hoặc dễ xếp chồng sẽ giúp quy trình gom hàng diễn ra thuận lợi hơn và tiết kiệm chi phí.
5.3 Chi phí và thời gian vận chuyển
Gom hàng trở nên đặc biệt hữu ích khi chi phí vận chuyển cao hoặc thời gian giao hàng dài, giúp người gửi tiết kiệm tối đa chi phí. Tuy nhiên, nếu chi phí và thời gian vận chuyển thấp, nhanh chóng, thì việc gom hàng có thể không còn mang lại lợi ích rõ rệt, khiến khách hàng ưu tiên các phương thức vận chuyển khác.
6. Khi nào cần sử dụng dịch vụ gom hàng?
Dịch vụ gom hàng là lựa chọn tối ưu khi bạn cần vận chuyển hàng hóa lẻ mà số lượng không đủ để lấp đầy một container. Thay vì phải chịu chi phí cao hơn nhiều lần so với việc gửi hàng full container, gom hàng giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí vận chuyển bằng cách chia sẻ không gian trong container với các đơn hàng khác.
Đặc biệt, dịch vụ này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng lịch trình. Điều này rất quan trọng với những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc cá nhân có nhu cầu gửi hàng không thường xuyên.
Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả và tránh rủi ro, bạn cần chọn một đơn vị gom hàng (Consolidator) uy tín. Một Consolidator chuyên nghiệp không chỉ có mối quan hệ rộng rãi trên các tuyến vận tải mà còn sở hữu quy trình làm việc khoa học, giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho mỗi lần gom hàng.
Dịch vụ gom hàng là lựa chọn lý tưởng khi bạn muốn tiết kiệm chi phí cho những lô hàng lẻ mà vẫn đảm bảo an toàn và đúng tiến độ. Tuy nhiên, việc lựa chọn một đơn vị gom hàng uy tín, chuyên nghiệp là yếu tố then chốt để quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ. Hãy cân nhắc kỹ nhu cầu của mình và hợp tác với các Consolidator đáng tin cậy để đảm bảo hiệu quả vận chuyển cao nhất
